In- en verkoop van giftige en schadelijke stoffen is wereldwijd aan strenge regels gebonden. Niet zo gek ook, want bij het werken met en gebruiken van dit soort producten zit een ongeluk in een klein hoekje. Mocht er zich onverhoopt een calamiteit voordoen, moeten hulpverleners snel en adequaat kunnen handelen. Dat kan alleen als zij direct beschikking hebben over alle informatie rondom de gevaarlijke stof in kwestie. Tot voor kort was het lastig om snel de juiste informatie te achterhalen. Om dit proces te verbeteren werkt de branche langzamerhand toe naar een eenduidige internationale standaard, bijvoorbeeld met de REACH verordening. Als onderdeel van de CLP verordening voor etiketinformatie van schadelijke en gevaarlijke producten, wordt het vanaf 2020 binnen Europa verplicht om een speciale code op het etiket van consumentenproducten te vermelden. Deze zogenaamde UFI-code moet gebruikers en hulpverleners eenduidig informeren over de (behandeling van) gevaarlijke stoffen in het product. In dit blogartikel vertel ik hoe je als organisatie om moet gaan met deze nieuwe UFI-code.
Unique Formula Indentifier (UFI)
UFI staat voor ‘Unique Formula Identifier’ ofwel ‘Unieke formule identificatie’. Het is een code die een uniek verband legt tussen een giftig of gevaarlijk product en hoe in het geval van een calamiteit een patiënt behandeld moet worden. De informatie binnen de UFI is gebaseerd op de informatie uit het internationale Material Safety Data Sheet (MSDS) van het product. Deze informatie wordt vastgelegd in een centrale database bij het ECHA (European Chemical Agency) in Helsinki.
In geval van een calamiteit beschikken hulpverleners aan de hand van de unieke code direct over de juiste behandelingsinformatie om een slachtoffer te helpen. Bij een ongeval zijn de eerste minuten vaak het meest kritiek. Nu wordt er nu bij hulpaanvragen nog gezocht op naam van een product. Dit is behoorlijk foutgevoelig; productnamen kunnen op elkaar lijken, terwijl ze een totaal verschillende chemische samenstelling hebben. Ook gelden er per land weer andere procedures. Een vergissing is dan snel gemaakt. Met de UFI-codering is er minder kans op fouten en kan snel de juiste behandelingsinformatie boven water gehaald worden.
Op dit moment moet behandelinformatie voor gevaarlijke stoffen nog versterkt worden aan een nationale instantie. In Nederland is dit het Nationaal Vergiftigingen Informatie Centrum (NVIC). Bedrijven moeten het MSDS van hun producten aanleveren bij de verantwoordelijke instanties binnen elk land waarin ze het product op de markt brengen. Op korte termijn zal dit dus worden vervangen door één UFI-code voor elk product, met bijbehorend dossier dat gebaseerd is op informatie uit het MSDS.
UFI-codering in de praktijk
Voor we ingaan op de details, moet wel gezegd worden dat het systeem voor het aanmaken van UFI-dossiers nog in ontwikkeling is, waardoor sommige opties mogelijk (nog) niet werken. Het aanmaken van een UFI dossier is op dit moment nog geheel op vrijwillige basis. Het is de bedoeling dat de UFI op 1 januari 2020 voor producten voor consumentengebruik verplicht wordt. UFI-codering voor producten voor professioneel en industrieel gebruik worden respectievelijk vanaf 1 januari 2021 en 1 januari 2024 verplicht. Dit is vastgelegd in artikel 45 van de Europese CLP verordening (Classifying, Labeling and Packaging). In de CLP regeling staat onder andere aangegeven welke informatie het etiket van schadelijke en gevaarlijke producten moet bevatten.
In de praktijk is de merknaamhouder of de importeur die het product in de EU importeert verantwoordelijk voor het UFI-dossier en bijbehorende code van een schadelijk of giftig product. De code is “eigendom” van de merknaamhouder, importeur of leverancier. Hun BTW-nummer maakt namelijk deel uit van de UFI-codering. Zij moeten een UFI-code aanmaken en het bijbehorende informatiedossier onderhouden. Dit kan op 3 manieren:
- Zelf het product registreren en een UFI genereren. Dit kan op de UFI-website van het ECHA. De gegenereerde code moet vervolgens op het etiket worden aangebracht volgens de geldende (strikte) richtlijnen.
- In geval van mengsels kun je ook gebruikmaken van de al geregistreerde UFI-code van de private label producent. Deze kun je overnemen op jouw eigen etiketten. Denk er dan wel aan dat wanneer je van leverancier wisselt, je ook jouw etikettering moet aanpassen. Zoals eerder gezegd: de code is “eigendom” van de merknaamhouder, importeur of leverancier.
- Je kunt ook de private label leverancier vragen een UFI-code met jouw BTW-nummer aan te maken en op het etiket te plaatsen. Zij hebben waarschijnlijk alle informatie direct bij de hand, zodat het dossier snel is aangemaakt. Op deze manier heb je een eigen code en hoef je je etiket dus niet aan te passen als de productsamenstelling verandert. Je moet natuurlijk wel het dossier onderhouden als er wijzigingen in het MSDS zijn.
Wees voorbereid
Er zitten vele “haken en ogen” aan het inkopen van gevaarlijke stoffen, maar een goede voorbereiding is het halve werk. 2020 lijkt nog ver weg maar het is verstandig om de invoering van de UFI nu al in gang te zetten. Maak je voorraad van ‘oude’ etiketten vast op en begin met het ontwerp van het nieuwe etiket met UFI-code. Je kunt de UFI-code nu al op het etiket zetten en er pas in 2020 een dossier achter hangen. Dat scheelt eind 2019 een hoop werk en je voorkomt dat er producten van het schap gehaald moeten worden. Het is slim om al je chemische producten te voorzien van een UFI-code, ook als zij geen gevaar opleveren voor mens of milieu. Zo is het meteen voor iedereen duidelijk dat het betreffende product niet gevaarlijk is en er geen maatregelen genomen te hoeven worden in geval van calamiteiten.
